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La gestion du temps de travail comme un pro, grâce à ces 10 conseils

 
 
 
 
 
 
 
 

Si la programmation, l’organisation et l’anticipation ne sont pas vos points forts et que vous êtes plutôt celui qui fait tout à la dernière minute plus ou moins dans le désordre total, ces conseils une meilleure gestion du temps de travail sont pour vous. Vous allez rapidement découvrir que grâce à des astuces simples, vous travaillerez plus rapidement et optimiserez votre chiffre d’affaires. Il suffit d’appliquer 10 règles simples pour constater toute la différence.

Non, vous ne pouvez pas TOUT retenir

 

Ne vous faites surtout pas d’illusion. Lorsqu’on fait 36 tâches à la fois, on finit toujours par oublier quelques choses. Hélas, on ne peut pas tout mémoriser. Aussi, il est important de noter les travaux, rendez-vous ou courses à réaliser. L’objectif n’est pas de seulement noter ce que vous devez faire le jour même ou dans les minutes qui suivent. Vous devez regarder dans la durée. Il est d’ailleurs plus important de noter les évènements ou travaux qui auront lieu dans une, voire, deux semaines plus tard. Ce sont ceux qui sont plus susceptibles d’être oubliés. Alors, où noter ? Chacun à sa méthode ; si certains préfèrent user de leurs téléphones mobiles, d’autres préfèrent les bonnes vieilles méthodes comme les agendas ou post-its. L’essentiel, c’est que la note soit faite et visible. Vous pouvez même aller plus loin, en utilisant des codes couleur pour marquer la priorité d’un évènement. Si vous disposez d’un grand tableau chez vous ou dans votre bureau, vous pouvez tout y noter et effacer progressivement les tâches déjà effectuées.

Faites du rangement

 

La première chose qui doit être rangée, c’est votre bureau ! Rien n’est plus désagréable que de voir des papiers griffonnés partout ou de perdre de vue une facture qui doit être urgemment réglée. Non seulement c’est frustrant, mais en plus, cela vous fait perdre un temps précieux. Aussi, prenez votre courage à deux mains et commencez à classer tous vos dossiers. Utilisez des chemises cartonnées ou des pochettes colorées, des classeurs, etc. Dès à présent, toute la paperasse devra être dûment rangée. Par ailleurs, pensez également à mettre de l’ordre dans vos boîtes email et ordinateurs. Faites des classements en dossiers et sous-dossiers.

Ne jouez pas au boulot !

 

Ne procrastinez pas ! Votre bureau doit strictement rester un espace de travail. Ne vous permettez pas des distractions telles que la lecture de revue, la consultation des réseaux sociaux et n’émettez que des appels professionnels.

Pour une bonne gestion du temps de travail faites une seule chose à la fois

 

Lorsque vous vous rendez chez votre dentiste, celui-ci s’occupe de soigner vos dents et c’est tout. Imaginez qu’il fasse autre chose en même temps, ne serez-vous pas le premier à être offusqué ? Aussi, faites comme votre dentiste : une seule tâche à la fois. Si vous pensez que vous gagnerez quelque chose à en faire plus, détrompez-vous. Vous risquerez de vous mêler les pinceaux et de perdre du temps à reprendre tout à zéro.

 

gestion du temps

 

Ne commencez une nouvelle tâche que si la précédente est belle et bien achevée. Par ailleurs, pensez à organiser votre temps de travail ; nul besoin de vérifier son courriel toutes les deux minutes. Définissez des plages horaires, où les tâches les moins urgentes seront à effectuer après vous être reposé (suite à la pause de 12 h à 13 h, par exemple).

Prenez le temps de faire des pauses !

 

Ne vous forcez pas, si vous sentez que votre esprit n’est plus capable de travailler. Quand vous commencez à être fatigué, accordez-vous une petite pause, sans pour autant perdre de vue l’objectif de la journée. L’une des erreurs les plus fréquemment faites est celle de sauter un repas, en pensant que l’on peut gagner du temps. N’oubliez pas qu’un véhicule avec un réservoir vide n’avance pas. Par contre, l’on peut opter pour un tour à la salle de sport, pour évacuer le stress sans culpabiliser.

Partagez votre travail

 

Vous voulez vraiment gagner du temps et travailler plus rapidement ? Une bonne gestion du temps de travail commence par une délégation de tâches efficace. Il est rare qu’une seule personne soit capable de tout faire toute seule. Votre secrétaire ou les stagiaires sont là pour vous épauler dans votre travail. Attention, à ne pas abuser de la présence de votre stagiaire. Aussi, choisissez soigneusement les tâches que vous souhaitez lui attribuer. Prenez également le temps de bien lui expliquer ce qu’il doit faire.

Aujourd’hui est la meilleure occasion de préparer demain…

 

Pensez à toujours ranger, avant de quitter votre bureau. En effet, n’oubliez pas que demain, vous vous y retrouverez à nouveau. Aussi, il est important que vous puissiez reprendre le travail sereinement, sans perdre de temps à faire du rangement !

Ne perdez pas une minute de votre précieux temps

 

Si vous avez un rendez-vous et que vous savez que vous allez attendre pendant de longues minutes, ou que vous prenez le transport en commun, pensez à faire quelque chose pendant ce temps. Ainsi, vous avancerez continuellement dans votre travail. Il est à noter que l’utilisation d’un ordinateur portable peut présenter plusieurs avantages. C’est l’assurance, pour vous, d’avoir à portée de main votre bureau, et ce, quelle que soit l’heure de la journée.

Ne vous compliquez pas la vie !

 

Faites toujours en sorte de ne pas refaire la même tâche plus de 3 fois dans une même journée. User des systèmes d’automatisation. Pour la réponse aux courriels, par exemple, pensez à vous constituer un ensemble de réponses préenregistrées, activez également une signature automatique. La technologie nous simplifie la vie, alors surtout, n’hésitez pas à utiliser votre Smartphone !

Quand il est l’heure de travailler, travaillez !

 

Actuellement, de plus en plus de jeunes entrepreneurs préfèrent travailler chez eux ; pour éviter les longs déplacements ou faute de ne pas pouvoir se payer un bureau à la Défense. Si c’est également votre cas, faites particulièrement attention à ne pas mélanger espaces personnel et professionnel. N’hésitez pas à transformer l’une de vos chambres en bureau et fixez-vous des horaires pour le travail.

Attention, travailler chez soi est loin de vouloir signifier que l’on peut se lever à 11 h et recevoir des amis à tout moment ! Vous devez alors vous assurer que votre vie personnelle n’empiète pas sur votre travail ; sinon, ce sera une catastrophe. 

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